Готовимся к налоговой проверке
Налоговики имеют право проводить камеральные, документальные (плановые и внеплановые) и фактические проверки. Однако своими намерениями они делятся не всегда. Субъекты хозяйствования заранее уведомляются только о плановой документальной проверке. Остальные проверки могут стать для работодателей полной неожиданностью, если как следует к ним не подготовиться
Александр Даниленко,
главный редактор журнала «Справочник экономиста»
Проверки бывают разные
Органы ГНС могут осуществлять камеральные, документальные и фактические проверки. Это право им предоставлено ст. 75 НК.
Камеральные проверки проводятся в помещении органа ГНС исключительно на основе данных налоговых деклараций (расчетов) налогоплательщика.
Документальные проверки могут быть плановыми и внеплановыми, выездными и невыездными, в ходе которых проверяются:
- своевременность, достоверность, полнота начисления и уплаты всех налогов и сборов;
- соблюдение валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложена на налоговиков;
- правильность заключения трудовых договоров, оформления трудовых отношений с работниками (наемными лицами) и пр.
Плановые документальные проверки проводятся в соответствии с планом — графиком проверок. Этот план-график представляет собой перечень налогоплательщиков, подлежащих плановой проверке контролирующими органами в соответствующий период календарного года (пп. 14.1.164 НК).
Внеплановые документальные проверки не включаются в план работы органа ГНС, а проводятся при наличии хотя бы одного из обстоятельств, предусмотренных п. 78.1 НК.
Выездные документальные проверки проводятся по местонахождению налогоплательщика или месту расположения объекта права его собственности. Напомним, местонахождением юрлица является фактическое место ведения им деятельности или расположения офиса, в котором ведется учет и осуществляется ежедневное управление деятельностью (ст. 93 ГК).
Невыездные документальные проверки проводятся в помещении контролирующего органа.
Фактические проверки осуществляются по месту фактического осуществления налогоплательщиком деятельности, расположения хозяйственных или других объектов права его собственности. В ходе их проведения органы ГНС проверяют соблюдение налогоплательщиком норм законодательства относительно:
- регулирования обращения наличности;
- осуществления расчетных и кассовых операций;
- заключения трудового договора;
- наличия лицензий, патентов, свидетельств и т. п.
Обращаем также внимание, что налогоплательщика могут одновременно проверять несколько контролирующих органов. Координация таких проверок осуществляется в соответствии с Порядком № 805.
Когда ждать «гостей»?
О плановой документальной проверке налогоплательщик должен быть уведомлен за 10 календарных дней до ее начала. Это означает, что в указанный срок ему должна быть вручена под расписку (или направлена заказным письмом с уведомлением о вручении) копия приказа о проведении такой проверки и письменное уведомление с указанием даты ее начала. Иначе плательщик имеет право не допускать проверяющих к проверке.
Периодичность плановых проверок определяется степенью риска от деятельности налогоплательщика. Напомним, законодательством предусмотрен высокий, средний и незначительный риск деятельности. Плательщики с незначительной степенью риска проверяются не чаще одного раза в три календарных года, со средним — не чаще одного раза в два календарных года, с высоким — не чаще одного раза в один календарный год.
Чтобы иметь представление о том, как составляется план-график проведения документальных плановых проверок, рекомендуем ознакомиться с соответствующими Методрекомендациями № 553.
А вот о внеплановых проверках плательщиков никто в известность не ставит. Однако в некоторых случаях можно достаточно точно спрогнозировать их проведение. В частности, одним из оснований для внеплановой проверки является выявление фактов, свидетельствующих о возможных нарушениях налогоплательщиком налогового, валютного и другого законодательства по результатам проверок других налогоплательщиков.
В таких случаях налоговый орган обязательно должен направить плательщику письменный запрос. Чтобы предупредить такую проверку, плательщик должен в течение 10 рабочих дней со дня получения запроса предоставить органу ГНС соответствующие документально подтвержденные объяснения. Итак, если вы вовремя отреагировали на такой запрос — можете спать спокойно, а если нет — ждите гостей.
Как и в случае с внеплановыми проверками, фактические можно осуществлять при наличии хотя бы одного из обстоятельств, предусмотренных в ст. 80 ПК.
Сверки — не проверки!
В целях получения налоговой информации контролирующие органы имеют право проводить встречные сверки данных субъектов хозяйствования относительно других налогоплательщиков. То есть речь идет о сопоставлении контролирующими органами данных первичных бухгалтерских и других документов субъекта хозяйствования и другого плательщика налогов или сборов.
Делается это в целях документального подтверждения и выяснения реальности хозяйственных отношений между ними, а также установления вида, объема, качества операций и расчетов, которые осуществлялись между такими субъектами.
Однако заметим, что в соответствии с НК встречные сверки — это не проверки.
Порядок проведения органами государственной налоговой службы встречных сверок утвержден постановлением КМУ от 27.12.2010 № 1232
Берегите документы!
Любая проверка, в том числе налоговая, базируется главным образом на проверке и анализе документов. В соответствии со ст. 44 НК в целях налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов.
Если до окончания проверки налогоплательщик по каким-либо причинам (кроме случаев выемки документов правоохранительными органами) не предоставит проверяющим документы, подтверждающие его налоговую отчетность, считается, что таких документов у него нет. Отсутствие того или иного документа автоматически станет основанием для корректировки налоговых обязательств и, как следствие, для применения финансовых санкций.
Если же представители ГНС отказываются учитывать документы, предоставляемые им для проверки, налогоплательщик до окончания проверки вправе передать их копии лично контролирующему органу, который назначил проверку, или отправить их письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Поэтому, готовясь к проверке, важно провести сплошную инвентаризацию всех первичных документов, на основании которых начислялись налоги и сборы. Недостаточно быть просто уверенным в правильности оформления хозяйственных операций, нужно еще убедиться, что все документы, подтверждающие их, есть на месте.
Отсутствие в документе надлежащим образом оформленных обязательных реквизитов может быть основанием для признания его недействительным. Поэтому в ходе инвентаризации документов нужно тщательно проверить правильность заполнения всех обязательных реквизитов (наличие подписей, номеров, печатей, сумм, названий и т. д.). Стоит также внимательно проверить соответствие дат, особенно в документах, подтверждающих осуществление одной операции. Довольно часто документы оформляются через некоторое время после окончания операции. Таким ситуациям уделите максимум внимания, поскольку вероятность ошибок здесь увеличивается.
Кроме того, в последнее время налоговики тщательно проверяют хозяйственные операции налогоплательщика, чтобы доказать их фиктивность. Поэтому посмотрите на проведенные операции и с этой точки зрения. Ведь даже тогда, когда, скажем, операция по приобретению товара действительно имела место, но отсутствуют документы, подтверждающие их транспортировку, могут возникнуть неприятности.
В случае заблаговременного выявления ошибок у вас будет время исправить ситуацию. Например, оформить нужный документ или попросить сделать это ваших контрагентов.
Документы, которые проверяющим, по вашему мнению, лучше не видеть, удалите из основной массы рабочих документов. Поместите их в сейф или специальное помещение. А еще лучше, чтобы на время проверки они вообще находились за пределами предприятия. Кроме того, такие документы можно хранить у адвоката. Тогда налоговикам добраться к ним будет чрезвычайно сложно.
Напомним, в соответствии с пп. 20.1.2 НК налоговики имеют право бесплатно получать от налогоплательщиков справки, копии документов о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, а также финансовую и статистическую отчетность. Кроме того, должностным лицам налоговой милиции предоставлены аналогичные права (в части получения копий документов) (п. 351.1 НК).
В соответствии с Законом о бухучете копии первичных документов и регистров бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия только по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий. При этом обязательно составляется реестр изъятых документов. Оригиналы изымать запрещено, за исключением случаев, когда это предусмотрено уголовным процессуальным законодательством.
Сейчас бухгалтерия ведется на предприятиях в основном с помощью бухгалтерских программ на компьютере. Поэтому стоит позаботиться и о заблаговременном изготовлении необходимых бумажных копий. Не стоит предоставлять налоговикам полный доступ к вашим компьютерным сетям и базам данных.
Помните о своих правах!
Законодательством, в частности ст. 17 НК, предусмотрены следующие права плательщиков, касающиеся проверок:
- присутствовать на проверке и предоставлять пояснения по вопросам, возникающим при ее проведении;
- знакомиться и получать акты (справки) проверок;
- при наличии замечаний по содержанию актов о проведении проверки подписывать их с оговоркой;
- письменно заявлять контролирующему органу о своих возражениях.
Если налогоплательщику известны факты, которые могут свидетельствовать в его пользу, он имеет право требовать от контролирующих органов их проверки (пп. 17.1.8 НК).
Дополнительные предупредительные меры
Составьте короткие и понятные инструкции для персонала предприятия, которые гипотетически могут контактировать с проверяющими. Речь идет прежде всего об охранниках, секретарях, продавцах, кассирах, бухгалтерах и пр.
Нужно четко объяснить сотрудникам, что общаться с налоговиками может только директор и главный бухгалтер предприятия. В некоторых случаях перечень уполномоченных на такое общение может быть расширен. Другие сотрудники не должны ничего пояснять проверяющим, предоставлять им документы и информацию без разрешения директора предприятия. Именно так работники и должны объяснять свое поведение контролерам. Этот шаг не только минимизирует возможность «сказать что-то лишнее», но и поможет руководству четко контролировать ход проверки, понимать, что проверяющим известно, какими вопросами они интересуются в первую очередь.
Обычно первыми встречать проверяющих приходится охранникам и секретарям. Они должны вежливо попросить налоговиков предъявить удостоверение в развернутом виде, записать их номера, фамилии и должности (если получится — сделать копии удостоверений), а также поинтересоваться целью визита и проверить наличие направления на проверку.
Указанные лица также должны зафиксировать факт прихода и ухода проверяющих из офиса. Для чего это нужно? Дело в том, что продолжительность проверки четко регламентирована. Для плановой проверки она не должна превышать:
- 30 рабочих дней — для крупных налогоплательщиков;
- 10 рабочих дней — для субъектов малого предпринимательства;
- 20 рабочих дней — для всех остальных налогоплательщиков.
Продолжительность внеплановых проверок (кроме касающихся возмещения НДС) не должна превышать:
- 15 рабочих дней — для крупных налогоплательщиков;
- 5 рабочих дней — для субъектов малого предпринимательства;
- 10 рабочих дней — для других налогоплательщиков.
Продолжительность фактических проверок не должна превышать 10 суток.
Напомним, крупный налогоплательщик — это юридическое лицо, у которого объем дохода от всех видов деятельности за последние четыре последовательных налоговых (отчетных) квартала превышает 500 млн грн или общая сумма уплаченных в государственный бюджет налогов по платежам, которые контролируются налоговыми органами, за такой же период превышает 12 млн грн (пп. 14.1.24 НК).
Субъектами малого предпринимательства являются физические лица — предприниматели и юридические лица — субъекты хозяйствования любой организационно-правовой формы и формы собственности, у которых средняя численность работников за календарный год не превышает 50 человек и годовой доход от любой деятельности не превышает сумму, эквивалентную 10 млн евро, определенную по среднегодовому курсу НБУ (ст. 55 ХК).
В отдельных случаях проверка может быть продлена. Сроки проведения плановых проверок могут продляться по решению руководителя органа ГНС не более чем на 15 рабочих дней в отношении крупных налогоплательщиков, не более чем на 5 рабочих дней — в отношении субъектов малого предпринимательства и не более чем на 10 рабочих дней — в отношении других налогоплательщиков.
Решение о продлении принимается на основании докладной записки руководителя подразделения органа ГНС, который осуществлял такую проверку, с изложением оснований и объективных причин такого продления. Поэтому, если в распоряжении будут данные о том, что, скажем, налоговики посещали предприятие в течение неполного рабочего дня, поздно приходили на проверку и рано уходили, это может стать серьезным основанием для того, чтобы ставить вопрос (например, перед руководством налогового органа) о необоснованности продления сроков проверки.
Не стоит забывать, что налоговикам предоставлено право в ходе проверки требовать от налогоплательщиков проведения инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, снятия остатков товарно-материальных ценностей, наличности. Поэтому имеет смысл провести инвентаризацию самостоятельно еще до начала проверки.
НК предоставляет проверяющим право пользоваться в служебных целях средствами связи, принадлежащими налогоплательщикам, которых они проверяют. Однако помните, что делать это они могут только с разрешения руководителей предприятия.
Налогоплательщик обязан допускать проверяющих к обследованию помещений, территорий, используемых для получения доходов или связанных с содержанием объектов налогообложения. Учитывая, что контролеры могут свободно передвигаться по предприятию, лучше предоставить им удобное помещение, в котором они могли бы комфортно чувствовать себя и не мешать работе других сотрудников. Нежелательно размещать проверяющих в помещении бухгалтерии. Ведь таким образом налоговики случайно могут услышать из разговоров сотрудников между собой или увидеть в оставленных на столе документах информацию, которую нежелательно разглашать. Также лучше, чтобы в помещении, в котором работают налоговики, присутствовал сотрудник, который разбирается в налоговых и бухгалтерских вопросах и сможет следить за ходом проверки.
Запишитесь в журнал!
Законодательством не предусмотрено, что налоговиков можно не допустить к проверке только потому, что они отказались расписаться в журнале регистрации проверок. Однако предложить сделать такую запись все-таки стоит. В письме № 5099/К/17-0514 ГНА Украины фактически согласилась с тем, что такой журнал налоговики должны заполнять. Однако имейте в виду, что аргументация в этом письме базируется на анализе нормативного документа, который уже утратил силу.
Напомним, форма и порядок ведения журнала регистрации проверок утверждены приказом Госпредпринимательства от 10.08.1998 № 18. Согласно указанному документу этот журнал ведут субъекты предпринимательской деятельности всех форм собственности в целях недопущения несанкционированных проверок. Он хранится на месте осуществления предпринимательской деятельности. При наличии у предприятия филиалов, которые также могут стать объектом проверок, следует позаботиться, чтобы там были заведены отдельные журналы.
Журнал должен быть прошит, пронумерован и скреплен подписью руководителя предприятия. Любой проверяющий перед началом проверки должен сделать запись в журнале. В последней графе «Примечания» должностные лица проверяемого предприятия в случае необходимости могут записать свои замечания и сделать пометки о фактах нарушения их прав.
По сути, журнал проверок — единственный законодательно предусмотренный документ, в котором фиксируется история проверки предприятия. В случае необходимости это поможет восстановить в памяти моменты, относящиеся к той или иной проверке.
Сторонние консультанты
Довольно часто, узнав о начале проверки или просто догадываясь о ее проведении, руководители предприятия приглашают сторонних консультантов, например аудиторов. Эффективность их работы не в последнюю очередь зависит от времени, оставшегося до начала проверки. Если времени достаточно (хотя бы несколько недель), тщательная проверка состояния налогового учета, безусловно, не помешает. Ведь потом можно будет изучить рекомендации и принять соответствующие меры.
Эффективность такой консультации уменьшается, если до проверки осталось несколько дней. В этом случае времени на изучение ситуации у специалиста практически не остается. Но в отдельных случаях (например, когда на предприятиях новый бухгалтер или неудовлетворительный учет) даже такой шаг может оказаться полезным. Иногда даже телефонный звонок аудитору может исправить ситуацию. Помните, что даже в ходе проверки вы можете пригласить его непосредственно на место событий для консультаций.
В отдельных ситуациях (когда вы имеете дело с налоговой милицией или существует вероятность возбуждения уголовного дела) стоит подумать о заблаговременном привлечении адвоката. Ведь он может понадобиться для защиты ваших прав в ходе проверки. Имея возможность ознакомиться с состоянием дел на предприятии, адвокат сможет более эффективно выполнять свою работу уже во время проверки.
Если что-то не так — звоните!
Если проверяющие все-таки превысили свои полномочия или выдвигают какие-то условия, стоит позвонить в Главное управление внутренней безопасности. Именно этому подразделению предоставлены полномочия по предотвращению коррупции в Миндоходов, его территориальных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, которые относятся к сфере его управления.
Напомним также, что в Министерстве доходов и сборов действует сервис «Пульс плательщика». Это своеобразная горячая телефонная линия. Позвонив по телефону (044) 284-00-07, каждый гражданин имеет возможность сообщить о неправомерных действиях, бездействии или коррупционных требованиях работников министерства.
Нормативная база
НК — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.
ГК — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.
ХК — Хозяйственный кодекс Украины от 16.01.2003 № 436-IV.
Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV.
Порядок № 805 — Порядок координации одновременного проведения плановых проверок (ревизий) контролирующими органами и органами государственного финансового контроля, утвержденный постановлением КМУ от 23.10.2013 № 805.
Методрекомендации № 553 — Методические рекомендации по составлению плана-графика проведения документальных плановых проверок субъектов хозяйствования, утвержденные приказом ГНСУ от 27.06.2012 № 553.
Письмо № 5099/К/17-0514 — письмо ГНАУ «Относительно применения отдельных норм Налогового кодекса Украины» от 24.05.2011 № 5099/К/17-0514.
Дата подготовки
18.04.2014