• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Наличные хлопоты директора

Распоряжаемся наличными деньгами грамотно



Трудно найти предприятие, которое не осуществляло бы операций с наличностью. При этом такие операции часто выполняют подотчетные работники, а вот ответственность за допущенные ими нарушения целиком ложится на плечи руководства. В данной публикации рассмотрены меры, которые следует предпринять директору, чтобы обезопасить себя от неприятностей, которые могут возникать при осуществлении операций с наличностью




Елена Завьялова,
редактор медиапроекта «Аналитика и практика»



Как правило, предприятия приобретают материальные ценности по безналичному расчету непосредственно у изготовителей, дилеров или крупных оптовиков. Но компьютерная техника, офисное оборудование, канцтовары и другие ТМЦ в большинстве случаев покупаются в сети розничной торговли, в том числе в интернет-магазинах. На долю закупок электромеханического промышленного оборудования и инструмента тоже приходится немало розницы. Даже материалы нередко закупаются в обычных хозяйственных магазинах и на распределительных базах. Все эти операции, как правило, осуществляются через подотчетных лиц.

При этом работник, получивший наличные под отчет, конечно же, несет за них ответственность. А вот за нарушение правил проведения наличных расчетов отвечают должностные лица предприятия. Поэтому руководителям следует не только самим помнить о законодательных ограничениях по операциям с наличностью, но и проводить разъяснительную работу среди работников. Впрочем эту проблему можно решить гораздо проще: полностью запретить на предприятии выдачу под отчет наличности. Ведь под отчет можно выдавать и безналичные денежные средства.

Наличные ограничения

Операции предприятий с наличностью называются кассовыми и регулируются Положением № 637. В соответствии с п. 2.3 этого документа предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличными между собой и /или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в границах предельных сумм расчетов наличными. Предельные суммы наличных расчетов установлены в Постановлении № 210 в размере:

· 10 000 грн — для расчетов между предприятиями (предпринимателями) в течение одного дня;

· 150 000 грн — для расчетов физлиц с предприятиями (предпринимателями) в течение одного дня за товары (работы, услуги);

· 150 000 грн — для расчетов между физлицами по договорам купли-продажи, подлежащим нотариальному удостоверению.

Платежи, превышающие установленные предельные суммы, должны проводиться через банки или небанковские финансовые учреждения путем перечисления средств с текущего счета на текущий счет или внесения средств в банк для дальнейшего их перечисления на текущие счета. Количество предприятий (предпринимателей) и физических лиц, с которыми осуществляются расчеты в течение дня, не ограничивается.

Однако на некоторые расчеты 10-тысячное ограничение не распространяется, в частности, это касается:

· расчетов предприятий (предпринимателей) с бюджетами и государственными целевыми фондами;

· добровольных пожертвований и благотворительной помощи;

· использования денежных средств, выданных на командировку.

1 из 1


Елена Пилипенко,
главный бухгалтер ООО «Октопус девелопмент групп»:


— Сложная финансово-экономическая ситуация в Украине негативно сказывается на общественно-политической и хозяйственной деятельности как страны в целом, так и отдельных субъектов хозяйствования. Если у предприятия возникает потребность рассчитаться за товары/услуги наличными, это можно сделать путем оформления авансового отчета на сотрудника. Однако на такие операции установлен лимит в размере 10 000 гривень, если речь идет о наличных расчетах между юрлицами. Альтернативный вариант — открытие корпоративной карты предприятия. Но это уже безналичные расчеты, они не лимитируются. Кроме того, нужно учитывать, что некоторые банки ввели собственные ограничения на расчеты с помощью карточек.


Кто ответит?

Согласно старой редакции Положения № 637, действовавшей до 1 сентября 2013 года, при осуществлении предприятиями наличных расчетов с другими предприятиями (предпринимателями) сверх установленного ограничения сумма превышения должна была прибавляться к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня (абзац третий п. 7.46). Потом эту сумму сравнивали с утвержденным лимитом кассы. Если лимит превышен — предприятие несло ответственность.

По сути, ответственность касалась исключительно плательщиков наличности — юридических лиц. Ведь лимит кассы предпринимателям не устанавливается (п. 2.7 Положения № 637), а значит, и ответственности за его превышение нет. В то же время требование об ограничении суммы наличных расчетов распространялось и на физлиц-предпринимателей.

После вступления в силу Постановления № 210 норма об увеличении остатка в кассе при превышении предельной суммы наличных расчетов из Положения № 637 исчезла. Но безнаказанным такое нарушение, конечно же, не останется. Нарушение порядка проведения наличных расчетов влечет за собой административную ответственность для должностных лиц предприятия (ст. 163-15 КоАП). То есть отвечать будет директор предприятия. Первый раз за такое нарушение начисляется штраф в размере от 100 до 200 нмдг (1 700–3 400 грн). Если в течение года нарушение повторяется, сумма штрафа увеличивается до 500–1 000 нмдг (8 500–17 000 грн). Однако эта норма в полной мере касается не только должностных лиц предприятий, но и физлиц-предпринимателей.

Кроме того, поскольку нигде нет упоминаний о том, кто именно является нарушителем — плательщик или получатель наличных средств, можно с уверенностью сказать, что к ответственности будут привлекаться обе стороны. Иными словами, если предприятие превысит лимит в 10 000 грн в результате расчетов с несколькими контрагентами в течение одного дня, то, конечно же, отвечать будет только его руководство. А вот если имела место только одна операция на сумму более 10 000 грн — штраф заплатит и плательщик, и получатель наличности. Инфляция делает такую ситуацию с каждым днем все более вероятной.

«Под удар» попадает именно продавец, ведь он может и не знать, что получает деньги от юридического лица. Работник предприятия, который что-то покупает за подотчетные деньги, внешне ничем не отличается от покупателя, приобретающего товар лично для себя. Только вот «безопасная» для продавца сумма при наличном расчете с таким покупателем в 15 раз меньше, чем при расчете с обычным гражданином.

Кстати, речь идет не только о расчетах за товарно-материальные ценности. Нацбанк неоднократно в своих письмах разъяснял, что товаром считается любой предмет хозяйственного оборота, в том числе продукция, работы, услуги, а также документы, подтверждающие обязательства и права (в частности, ценные бумаги).

Один за всех

Вернемся к подотчетным лицам, которые чаще всего и осуществляют операции с наличностью. Будучи работниками предприятия, подотчетные лица обязаны выполнять задания руководителя, если они не выходят за рамки условий трудового договора. Таким образом, чтобы работник предприятия считался подотчетным лицом, в трудовом договоре с ним должна быть соответствующая запись. Если такой договор не оформляется, достаточно упомянуть об этом в должностной инструкции работника (с которой он должен быть ознакомлен под расписку). Кроме того, с подотчетным работником целесообразно заключить договор о материальной ответственности.

Наличность выдается работнику под отчет с соблюдением требований, установленных Положением № 637.

К отчету о закупке материальных ценностей административно-хозяйственного назначения прилагаются документы, подтверждающие понесенные расходы, а именно квитанции, накладные, товарные чеки, чеки кассовых аппаратов и т. п.

На первый взгляд, самый простой способ избежать превышения суммы наличных расчетов — не выдавать под отчет больше 10 000 грн в день. Однако он имеет несколько существенных недостатков. Во-первых, такой способ подходит только для предприятий-покупателей. Предприятия-продавцы не смогут обезопасить себя таким образом. Во-вторых, даже предприятия-покупатели не застрахованы от того, что их подотчетные лица не будут использовать при расчете собственные деньги и не превысят допустимую сумму. Следует учитывать, что при проведении таких расчетов подотчетное лицо остается представителем предприятия, несмотря на то, что расходует собственные средства.

В Письме № 27-011/3958 Нацбанк настаивает: если физическое лицо действовало от имени предприятия, такая операция может быть произведена наличными только в пределах 10 000 грн. В противном случае должностные лица работодателя понесут ответственность, предусмотренную ст. 163-15 КоАП. При этом предприятие обязано возместить работнику сумму, потраченную им на нужды предприятия. Интересно, что, по мнению Нацбанка, не имеет значения, поручало ли предприятие работнику совершать подобные действия…

То есть работник может по собственной инициативе потратить свои деньги на приобретение товаров для предприятия и с полным правом потребовать возмещения. И если предприятие возместит такие расходы, руководство понесет ответственность за нарушение работником порядка наличных расчетов.

Выход есть!

Согласно абзацу второму п. 2.3 Положения № 637 ограничение предельной суммы расчетов наличностью распространяется также на расчеты за товары, приобретенные за счет наличности, полученной из банкомата по карточке. То есть в случае расчетов от имени предприятия наличность, которую работник снял в банкомате, ничем не лучше наличности, полученной в кассе предприятия.

При этом не имеет значения, с какой карточки работник снял деньги — своей личной или корпоративной. Если он будет тратить эти деньги от имени предприятия, то ограничение в 10 000 грн действует в любом случае.

Очевидное решение: деньги не снимать и рассчитываться с помощью платежной карточки.

Согласно п. 2 р. II Положения № 705 пользователем электронного платежного средства может быть юридическое или физическое лицо. Эмитент вправе предоставлять физическим лицам, не осуществляющим предпринимательскую деятельность, личные электронные платежные средства, а субъектам хозяйствования — корпоративные электронные платежные средства.

Расходы, оплаченные с помощью корпоративных карточек, признаются суммами, выданными под отчет (абзац третий п. 2 Порядка № 845). Поэтому отчитываться по ним работнику придется так же и в те же сроки, что и при получении наличности в кассе предприятия. Другие сроки представления авансового отчета установлены только для командированных работников, использующих корпоративную карточку.

Единственным возможным ограничением в случае применения корпоративных платежных карточек может быть отсутствие необходимых технических возможностей у продавца. То есть покупатель не сможет расплатиться с помощью карточки, если у продавца нет терминала или он не работает. В случае осуществления покупок в интернет-магазинах препятствием будет отсутствие возможности расплатиться карточкой через сайт.

1 из 1


Валентина Пронина,
исполнительный директор компании Tax Advisers Association:


— Если предприятие поручает работнику приобрести что-то за его собственные наличные денежные средства, на такую операцию будут распространяться все ограничения по наличным расчетам, а также санкции за их нарушение. Ведь фактически речь идет о заключении договора поручения в устной форме.

Кроме того, работник может продать предприятию свои собственные товары. Средства за такие товары выплачиваются по гражданско-правовому договору и не считаются заработной платой работника. Возможность перечисления средств за приобретенный товар на зарплатную карточку работника зависит от порядка внутреннего финансового учета банка — эмитента такой карточки и его маркетинговой политики.



Выводы и рекомендации

1. Ограничьте до минимума число подотчетных лиц.

2. Убедитесь, что подотчетные лица четко знают о законодательных ограничениях по наличным расчетам.

3. Используйте корпоративные платежные карточки (на один счет можно открыть несколько карточек).

4. Установите лимит на снятие наличности с корпоративных карточек.

5. Если предприятие часто получает наличные средства от юридических лиц, обеспечьте возможность проведения безналичных расчетов с помощью банковских карточек. Установите терминалы, усовершенствуйте сайт, даже если вы не обязаны это делать с точки зрения законодательства. Это привлечет к вам новых клиентов и поможет избежать нарушений.



Нормативная база

КоАП — Кодекс Украины об административных правонарушениях от 07.12.1984 № 8073-X.

Постановление № 210 — постановление Правления НБУ «Об установлении предельной суммы расчетов наличностью» от 06.06.2013 № 210.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 № 637.

Положение № 705 — Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.2014 № 705.

Порядок № 845 — Порядок составления отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Миндоходов от 24.12.2013 № 845.

Письмо № 27-011/3958 — письмо НБУ от 30.01.2014 № 27-011/3958.

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2268 грн. / год

Купить

Лучшие материалы

Наличные хлопоты директора