• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Как структурировать компанию

Делимся секретами успешного бизнеса


Когда вы открываете новый бизнес или серьёзно подходите к реструктуризации старого, перед вашей управленческой службой неизбежно встаёт вопрос: какую структуру отделов построить? Практика показывает, что построение структуры организации зачастую зависит от квалификации руководителей отделов. «Может управлять продажами, да ещё и в маркетинге разбирается?! — тогда ему отдел маркетинга и продаж». Но современная бизнес-практика уже накопила достаточный опыт в разработке успешных организационных структур. Одну из таких моделей я и предлагаю вам сейчас рассмотреть.


Александра Олефиренко,
бизнес-консультант

С чего начинается бизнес

Сначала возникает идея производить и продавать какой-то продукт (услугу). Затем нужно хорошенько продумать, кто, как и за чей счет это будет делать. Когда все решено — производство запускается. Потом возникает потребность получить обратную связь от клиента о качестве продукта, и если всё идет хорошо — рассказать об удачном проекте новым клиентам с целью расширения своего бизнеса.

По такому принципу и сформирована структура компании, которую мы сегодня рассмотрим. На рис. 1 вы видите упрощённую схему, она построена по принципу потока производства.

1 из 1

Рис.1.Организующая схема предприятия (уровень 1).

Когда мы продумываем первичную структуру предприятия, то часто задумываемся, как назвать отделы, подразделения, департаменты и т. д. Идеологи данной структуры используют термин «управление». Что-то из недавнего прошлого, не правда ли? Причём интересно, что административное управление, с которого обычно все начинают, стоит здесь под № 7. Объясняется это тем, что его функция — не только выдвигать идеи, но и контролировать поток производства (результат деятельности всех подразделений компании в целом). Эта функция настолько важна, что создатели структуры решили таким образом её подчеркнуть.

Напомним пять основных функций управлений, о которых никак нельзя забывать менеджменту:

  • планирование;
  • организация;
  • мотивация;
  • контроль;
  • координация.

Рассмотрим структуру отдельного управления более подробно (рис. 2).

1 из 1

Рис. 2. Структура управления.

Управление — это часть организации, которая отвечает за какую-то одну из основных функций организации. Управление состоит из трёх отделов, возглавляет его начальник управления.

Отдел — это часть управления, которая включает в себя несколько секторов и отвечает за выполнение отдельных функций. Отдел возглавляет начальник отдела.

Сектор — это часть отдела, его возглавляет начальник сектора.

Пост — это должность, на которую назначили сотрудника, либо конкретный участок работы, который ему поручили.

Давайте теперь рассмотрим, чем же конкретно занимаются представленные на рис. 1 управления и подчиненные им отделы.

Управление персонала и коммуникаций

Данное управление отвечает за всю работу, связанную с персоналом, — от подбора до контроля качества его работы.

Рассматриваемое управление предлагается структурировать следующим образом (см. рис. 3):

1 из 1

Рис. 3. Структура управления персонала и коммуникаций.

Отдел подбора персонала начинает свою деятельность с того, что описывает бизнес-процессы, которые имеют место в компании. Затем на основании таких описаний разрабатываются должностные инструкции постов.

Когда процессы и функции сотрудников описаны, тогда легче находить подходящих кандидатов на вакантные должности. Вспомните, как это происходит на вашем предприятии. При массированном наборе сотрудников зачастую возникает конфликт со службой персонала, поскольку должность не описана. Поэтому HR требует от руководителя описать функционал нового сотрудника. В рассматриваемой схеме функцию описания и контроля процессов выполняет именно служба персонала, понятно, что не без участия руководителей подразделений.

После первичного обучения и адаптации сотрудника зачисляют на должность и оформляют кадровую документацию.

Итак, отдел подбора персонала выполняет три функции:

1) описание бизнес-процессов и составление должностных инструкций постов;

2) поиск персонала;

3) обучение, адаптация и оформление кадровых документов сотрудников.

Отдел коммуникаций осуществляет секретарские функции. (Неожиданно, правда?) Приём посетителей, звонков, почтовой корреспонденции, пересылка документов внутри компании и за её пределы — всё это функции отдела коммуникаций.

Кроме того, в этот отдел входит сектор обслуживания офисной техники, который закупает и поддерживает всё компьютерное и коммуникационное оборудование.

Отдел статистик собирает информацию о результатах работы каждого сотрудника компании, обрабатывает её и готовит для рассмотрения руководством и финансовой службой. На основании данных отдела статистик сотрудник может быть снят с занимаемой должности, если не выполняет свои функции.

Главная задача управления персонала и коммуникаций — добиться, чтобы в компании были необходимые сотрудники, способные квалифицированно выполнять свою работу. При этом сотрудники должны быть снабжены необходимыми средствами коммуникации и программным обеспечением, в том числе для сбора информации о результатах работы компании.

Управление маркетинга и продаж

Данное управление продвигает и продаёт продукт. Состоит оно из следующих отделов (см. рис. 4):

1) отдела маркетинга и продвижения;

2) отдела понимания;

3) отдела продаж.

1 из 1

Рис. 4. Структура управления маркетинга и продаж.

Отдел маркетинга и продвижения работает со стратегиями продвижения продукта, изучает рынки, создаёт заинтересованность дилеров и клиентов.

Отдел понимания разъясняет свойства продукта, которым занимается компания, знакомит с ним внутренних и внешних клиентов. Готовит буклеты и обучающие статьи о продукте компании, участвует в выставках, организовывает внутреннее обучение персонала по продукту компании, разъясняет, чем он отличается от подобных на рынке.

Отдел продаж — продаёт продукцию компании.

Обратите внимание, что в данной структуре отдел маркетинга находится в тесной взаимосвязи с отделом продаж и изучает рынки с учетом специфики продаж продукта компании, работает с откликами о продукте, полученными по обратной связи. Однако в украинских компаниях отдел маркетинга зачастую сильно оторван от отдела продаж. Маркетинговая служба занимается в основном рекламой и оставляет в стороне вопросы изучения рынка, поведения конкурентов и получения обратной связи от клиентов. В результате отдел продаж не получает и не учитывает в своей работе важную для него информацию, что отрицательно сказывается на работе компании в целом.

Главная задача управления маркетинга и продаж — обеспечить такой объём дохода, который значительно превышает объём затрат компании.

Финансовоеуправление

В рассматриваемой структуре финансовое управление совмещает функции финансистов и бухгалтеров (рис. 5), состоит оно из следующих отделов:

  1. отдела дохода;
  2. отдела расходов;
  3. отдела учета.
1 из 1

Рис. 5. Структура финансового управления.

Отдел дохода работает с клиентами, оформляет документы, связанные с реализацией продукции, фиксирует их в базе данных, контролирует получение оплат.

Отдел расходов отвечает за правильное использование денежных средств, планирует доходы, расходы и резервы, осуществляет выплаты по счетам, начисляет и выплачивает зарплату.

Отдел учёта ведёт бухгалтерскую документацию и учёт, в том числе складской.

Главная задача финансового управления — сохранить и приумножить активы компании.

Производственное управление

Структура производственного управления приведена на рис. 6. Данное управление состоит из следующих отделов:

1) отдела планирования производства;

2) отдела подготовки производства;

3) производственного отдела.

1 из 1

Рис. 6. Структура производственного управления.

Отдел планирования производства разрабатывает оптимальный график производства продукции, а также контролирует движение сырья и готовой продукции.

Отдел подготовки производства обеспечивает производство оборудованием и энергоносителями, в некоторых случаях проводит подготовительные работы для основного производства на промежуточных стадиях.

Производственный отдел занимается непосредственно производством.

Главная задача производственного управления — создать готовый продукт и доставить его покупателю.

Управление качества и квалификации

Данное управление выполняет функции контроля качества и корректировки процессов предприятия в зависимости от качества продукта (рис. 7) и включает в себя следующие отделы:

1) отдел качества;

2) отдел совершенствования персонала;

3) отдел коррекции.

1 из 1

Рис. 7. Структура управления качества и квалификации.

Отдел качества проводит независимые технические проверки выпускаемого продукта, выясняет мнение клиентов о нем, улаживает спорные моменты.

Отдел совершенствования персонала устраняет отклонения в качестве выпускаемого продукта посредством обучения сотрудников.

Отдел коррекции разрабатывает программы по улучшению качества выпускаемого продукта и контролирует их выполнение. Интересно, что в этот отдел входят лучшие специалисты компании из разных областей (производственники, специалисты по продажам, кадровики, финансисты).

Главная задача управления качества и коррекции — вместе с управлением персонала создавать, развивать и улучшать компанию.

Управление расширения

Управление расширения обеспечивает расширение территории присутствия и сферы влияния компании и состоит из следующих отделов (рис. 8):

1) отдела по связям с общественностью;

2) отдела вводных услуг;

3) отдела по работе с партнёрами.

1 из 1

Рис. 8. Структура управления расширения.

Отдел по связям с общественностью. Интересно, что PR-функции в этой схеме выделены отдельно и не включаются в состав функций отдела маркетинга. И это сделано не случайно. Ведь в современных условиях PR порою влияет на прибыль больше, чем маркетинг.

Отдел вводных услуг занимается внешними проявлениями процессов обучения клиентов и расширением функции продаж. Отдел готовит семинары, мастер-классы, круглые столы. Участвует в выставках, готовит скайп-конференции, вебинары.

Отдел по работе с партнёрами постоянно расширяет базу партнёров. Это могут быть дилеры, дистрибьюторы или государственные органы. Отдел организовывает поиск партнеров в новых регионах и заключает с ними договоры.

Административное управление

Данное управление занимается вопросами стратегии, управления и безопасности компании и состоит из следующих отделов (рис. 9):

1) совета учредителей;

2) офиса официальных вопросов;

3) офиса генерального директора.

1 из 1

Рис. 9. Структура административного управления.

Совет учредителей отвечает за стратегические вопросы деятельности, намечает генеральную линию развития предприятия.

Офис официальных вопросов обеспечивает безопасную деятельность компании. Отвечает за борьбу с мошенничеством, осуществляет проверки контрагентов и сотрудников. Контролирует подготовку договоров и проведение расчётов. Обеспечивает компанию необходимыми лицензиями, взаимодействует с государственными органами.

Офис генерального директора осуществляет реализацию планов совета учредителей, контролирует результативность процессов компании, добивается высокого уровня производства и продаж. В подчинении гендиректора находятся руководители всех управлений.

В целом административное управление обеспечивает выведение на рынок востребованной продукции, следит за её продвижением и качеством. Разрабатывает стратегии и реализует тактику продвижения компании на рынке.

Общая организующая схема компании приведена на рис. 10.

1 из 1

Рис.10. Организующая схема предприятия (уровень 2).

Пример с интернет-магазином

Давайте посмотрим на простом примере, как работает такая схема.

Группа предпринимателей задумала открыть интернет-магазин по продаже запасных частей к автомобилям. Наметили план действий, подобрали персонал на ключевые посты, обеспечили работников техникой и программным обеспечением, настроили CRM. (Это функции управления персонала.)

Оценили рынок и конкурентов, решили, какой ассортимент завозить. Рассказали о себе и своём товаре покупателю и партнёрам. Пошли продажи.

Аккаунт-менеджеры выписывают реализационные документы и контролируют поступление оплаты за товар. (Это функции управления маркетинга и продаж.)

Финансист планирует расходы и баланс движения денежных средств, осуществляет оплату, закрывает бухгалтерский учёт. (Это функции финансового управления.)

Производством интернет-магазина не занимается.

Периодически проверяется качество работы менеджеров по телефонным звонкам. Персонал аттестуется на знание продукта, который он продаёт. Проводится дополнительное обучение. Показатели качества и выработки фиксируются в компьютерной программе. На основе этих показателей сотрудники получают зарплату. (Функции управления качества и квалификации.)

Предприниматели освоили ближайший регион, покупатели начали доверять интернет-магазину, поэтому предприниматели решили расширить свою деятельность и на другие регионы. Для этого они начали знакомить со своим интернет-магазином жителей соседних областей, налаживать новые пути доставки. Кроме того, возникла идея расширить ассортимент интернет-магазина. (Функции управления расширения.)

Как видим, бизнес создали несколько предпринимателей, объединенных одной идеей, но управление фирмой они доверили одному человеку, наладив определенную схему взаимодействия. Общие показатели и стратегию они анализируют на общем собрании, которое созывается ежеквартально. (Функции административного управления.)


1 из 1

Елена Широкова,
бизнес-консультант, МВА, САР

— В моей практике был случай, когда на одной дочерней фирме за основу приняли организационную структуру материнской компании, где прослеживалась жесткая вертикаль управления. Ни одно решение нельзя было принять без согласования с учредителем. Таким образом обеспечивалась максимальная продуманность и аргументированность решений. Но из-за долгого согласования решения часто принимались несвоевременно, что приводило к серьезным потерям, в том числе финансовым.

Через несколько месяцев борьбы творческого и инициативного коллектива дочерней компании с жестким хозяином был найден компромиссный вариант. Согласование проводилось по установленной схеме: необходимо было описать проблему, предложить варианты ее решения, оформить свои соображения в письменной форме, отправить их по электронной почте учредителю и ждать решения. Но если ждать было некогда, коллектив действовал на свой страх и риск, а подпись «согласовано» приходила через несколько дней.

Вывод: в любой, даже самой продуманной и испытанной системе управления всегда найдутся слабые звенья, если ее перенести в другие условия и применить для другого кадрового состава. Очень важно также учитывать менталитет персонала предприятий в разных странах. Тем не менее использовать наработанные эффективные рычаги и шаблоны управления, адаптировав их под собственные потребности, — это самый быстрый путь построения простой и эффективной системы организации производственных процессов.


1 из 1

Рассмотренная схема работы предприятия подходит не только крупным, но и небольшим структурам. В ней детально расписаны все бизнес-процессы. Причем не обязательно на каждую функцию ставить отдельного человека. Один человек может совмещать несколько функций, главное — чтобы основные функции в цепочке были реализованы. Зачастую компании забывают об обучении сотрудников, мало кто применяет контроль качества или сбор статистики по выработке сотрудников. Что там говорить, мы до сих пор учим торговые предприятия использовать CRM! Это связано с тем, что украинские компании все еще находятся в состоянии поиска своего пути к рыночной экономике и применяют свой прошлый опыт несистемно.

Более подробно о системах управления бизнесом вы можете узнать из цикла публикаций, посвященных теории Адизеса.

Примерьте такие системы на себя и выберите ту, которая вам больше всего подходит.

Практические рекомендации по управлению бизнесом:

1. Определитесь со структурой компании, которая больше всего подходит для ваших бизнес-процессов или ментальности руководителя.

2. На базе выбранной модели схематически изобразите структуру вашего предприятия.

3. Опишите функционал каждого отдела, сектора и поста.

4. Сделайте это хотя бы один раз!

5. Совместно с главным топ-менеджером разработайте структуру компании.

6. На вводном обучающем занятии ознакомьте каждого руководителя с функционалом его отдела.

7. Разместите в общедоступном для сотрудников месте документацию о функциях компании и подразделения.

8. Не бойтесь менять устаревшие процессы, но не забывайте о целостности функций компании.

9. Периодически обновляйте информацию о функциях компании (особенно при большом штате, начиная с 20 человек).

10. Соблюдайте баланс между жестким администрированием и гибкостью в управлении (как хороший хирург).


Дата подготовки
18.09.2014

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2268 грн. / год

Купить

Лучшие материалы

Как структурировать компанию