Як структурувати компанію

Ділимося секретами успішного бізнесу

Коли ви відкриваєте новий бізнес або серйозно підходите до реструктуризації старого, перед вашою управлінською службою неминуче постає питання: яку структуру відділів побудувати? Практика показує, що побудова структури організації часто залежить від кваліфікації керівників відділів. «Може управляти продажами, та ще й у маркетингу розбирається?! — Тоді йому відділ маркетингу та продажів». Але сучасна бізнес-практика вже накопичила достатній досвід у розробці успішних організаційних структур. Одну з таких моделей я і пропоную вам зараз розглянути.

Олександра Олефіренко,
бізнес-консультант

З чого починається бізнес

Спочатку виникає ідея виробляти і продавати якийсь продукт (послугу). Потім потрібно гарненько продумати, хто, як і за чий рахунок це робитиме. Коли все вирішено — виробництво запускається. Потім виникає потреба отримати зворотний зв'язок від клієнта про якість продукту, і якщо все йде добре — розповісти про вдалий проект новим клієнтам з метою розширення свого бізнесу.

За таким принципом і сформована структура компанії, яку ми сьогодні розглянемо. На рис. 1 ви бачите спрощену схему, вона побудована за принципом потоку виробництва.

Рис.1.Організуюча схема підприємства (рівень 1).

Коли ми продумуємо первинну структуру підприємства, то часто замислюємося, як назвати відділи, підрозділи, департаменти і т. д. Ідеологи цієї структури використовують термін «управління». Щось із недавнього минулого, чи не так? Причому цікаво, що адміністративне управління, з якого зазвичай усі починають, стоїть тут під № 7. Пояснюється це тим, що його функція — не лише створювати ідеї, а й контролювати потік виробництва (результат діяльності всіх підрозділів компанії у цілому). Ця функція настільки важлива, що автори структури вирішили таким чином її виділити.

Нагадаємо п'ять основних функцій управлінь, про які в жодному разі не можна забувати менеджменту:

• планування;
• організація;
• мотивація;
• контроль;
• координація.

Розглянемо структуру окремого управління докладніше (рис. 2).

Рис. 2. Структура управління.

Управління — це частина організації, яка відповідає за якусь одну з основних функцій організації. Управління складається з трьох відділів, очолює його начальник управління.

Відділ — це частина управління, яка включає в себе кілька секторів і відповідає за виконання окремих функцій. Відділ очолює начальник відділу.

Сектор — це частина відділу, його очолює начальник сектора.

Пост — це посада, на яку призначили співробітника, або конкретна ділянка роботи, яку йому доручили.

Давайте тепер розглянемо, що ж конкретно роблять наведені на рис. 1 управління та підпорядковані їм відділи.

Управління персоналу та комунікацій

Це управління відповідає за всю роботу, пов'язану з персоналом, — від підбору до контролю якості його роботи.

Зазначене управління пропонується структурувати таким чином (див. рис. 3):

Рис. 3. Структура управління персоналу та комунікацій.

Відділ підбору персоналу починає свою діяльність з того, що описує бізнес-процеси, які відбуваються в компанії. Потім на підставі таких описів розробляються посадові інструкції постів.

Коли процеси та функції співробітників описані, тоді легше знаходити потрібних кандидатів на вакантні посади. Згадайте, як це відбувається на вашому підприємстві. Під час масованого набору співробітників найчастіше виникає конфлікт із службою персоналу, оскільки посаду не описано. Тому HR вимагає від керівника описати функціонал нового співробітника. У розглянутій схемі функцію опису та контролю процесів виконує саме служба персоналу, зрозуміло, що не без участі керівників підрозділів.

Після початкового навчання та адаптації співробітника зараховують на посаду та оформляють кадрову документацію.

Отже, відділ підбору персоналу виконує три функції:

1) опис бізнес-процесів і складання посадових інструкцій постів;

2) пошук персоналу;

3) навчання, адаптація та оформлення кадрових документів співробітників.

Відділ комунікацій здійснює секретарські функції. (Несподівано, чи не так?) Прийом відвідувачів, дзвінків, поштової кореспонденції, пересилання документів всередині компанії та за її межі — усе це функції відділу комунікацій.

Крім того, до цього відділу включено сектор обслуговування офісної техніки, який закуповує і підтримує все комп'ютерне та комунікаційне обладнання.

Відділ статистик збирає інформацію про результати роботи кожного співробітника компанії, обробляє її і готує для розгляду керівництвом і фінансовою службою. На підставі даних відділу статистик співробітник може бути знятий з посади, яку він обіймає, якщо не виконує свої функції.

Головне завдання управління персоналу і комунікацій — домогтися, щоб у компанії були необхідні співробітники, здатні кваліфіковано виконувати свою роботу. При цьому співробітники повинні бути забезпечені необхідними засобами комунікації та програмним забезпеченням, у тому числі для збору інформації про результати роботи компанії.

Управління маркетингу та продажів

Це управління просуває і продає продукт. Складається воно з таких відділів (рис. 4):

1) відділу маркетингу та просування;

2) відділу розуміння;

3) відділу продажів.

Рис. 4. Структура управління маркетингу та продажів.

Відділ маркетингу та просування працює із стратегіями просування продукту, вивчає ринки, створює зацікавленість дилерів і клієнтів.

Відділ розуміння роз'яснює властивості продукту, який виробляє компанія, знайомить з ним внутрішніх та зовнішніх клієнтів. Готує буклети та навчальні статті про продукт компанії, бере участь у виставках, організовує внутрішнє навчання персоналу стосовно продукту компанії, роз'яснює, чим він відрізняється від подібних на ринку.

Відділ продажів — продає продукцію компанії.

Зверніть увагу, що в цій структурі відділ маркетингу знаходиться у тісному взаємозв'язку з відділом продажів і вивчає ринки з урахуванням специфіки продажів продукту компанії, працює з відгуками про продукт, отриманими через зворотний зв'язок. Але в українських компаніях відділ маркетингу часто є сильно відірваним від відділу продажів. Маркетингова служба опікується в основному рекламою і не зважає на питання вивчення ринку, поведінки конкурентів та отримання зворотного зв'язку від клієнтів. У результаті відділ продажів не отримує і не враховує у своїй роботі важливу для нього інформацію, що негативно позначається на роботі компанії у цілому.

Головне завдання управління маркетингу та продажів — створити такий обсяг доходу, який значно перевищує обсяг витрат компанії.

Фінансове управління

У розглянутій структурі фінансове управління поєднує функції фінансистів і бухгалтерів (рис. 5), складається воно з таких відділів:

1) відділу доходу;

2) відділу витрат;

3) відділу обліку.

Рис. 5. Структура фінансового управління.

Відділ доходу працює з клієнтами, оформляє документи, пов'язані з реалізацією продукції, фіксує їх у базі даних, контролює отримання оплат.

Відділ витрат відповідає за правильне використання коштів, планує доходи, витрати і резерви, здійснює виплати за рахунками, нараховує та виплачує зарплату.

Відділ обліку веде бухгалтерську документацію та облік, у тому числі складський.

Головне завдання фінансового управління — зберегти та примножити активи компанії.

Виробниче управління

Структуру виробничого управління наведено на рис. 6. Це управління складається з таких відділів:

1) відділу планування виробництва;

2) відділу підготовки виробництва;

3) виробничого відділу.

Рис. 6. Структура виробничого управління.

Відділ планування виробництва розробляє оптимальний графік виробництва продукції, а також контролює рух сировини та готової продукції.

Відділ підготовки виробництва забезпечує виробництво обладнанням та енергоносіями, у деяких випадках проводить підготовчі роботи для основного виробництва на проміжних стадіях.

Виробничий відділ опікується безпосередньо виробництвом.

Головне завдання виробничого управління — створити готовий продукт і доставити його покупцеві.

Управління якості та кваліфікації

Це управління виконує функції контролю якості та коригування процесів підприємства залежно від якості продукту (рис. 7) і включає в себе такі відділи:

1) відділ якості;

2) відділ удосконалення персоналу;

3) відділ корекції.

Рис. 7. Структура управління якості та кваліфікації.

Відділ якості проводить незалежні технічні перевірки продукту, що випускається, з'ясовує думку клієнтів про нього, залагоджує спірні моменти.

Відділ удосконалення персоналу усуває відхилення у якості продукту, що випускається, за допомогою навчання співробітників.

Відділ корекції розробляє програми з поліпшення якості продукту, що випускається, і контролює їх виконання. Цікаво, що до цього відділу входять кращі фахівці компанії з різних галузей (виробничники, фахівці з продажу, кадровики, фінансисти).

Головне завдання управління якості та корекції — разом з управлінням персоналу створювати, розвивати і покращувати компанію.

Управління розширення

Управління розширення забезпечує розширення території присутності та сфери впливу компанії і складається з таких відділів (рис. 8):

1) відділу зв'язків з громадськістю;

2) відділу вступних послуг;

3) відділу роботи з партнерами.

Рис. 8. Структура управління розширення.

Відділ зв'язків з громадськістю. Цікаво, що PR-функції у цій схемі виділені окремо і не входять до складу функцій відділу маркетингу. І це зроблено не випадково. Адже в сучасних умовах PR часом впливає на прибуток більше, ніж маркетинг.

Відділ вступних послуг опікується зовнішніми проявами процесів навчання клієнтів і розширенням функції продажів. Відділ готує семінари, майстер-класи, круглі столи. Бере участь у виставках, готує скайп-конференції, вебінари.

Відділ роботи з партнерами постійно розширює базу партнерів. Це можуть бути дилери, дистриб'ютори чи державні органи. Відділ організовує пошук партнерів у нових регіонах та укладає з ними договори.

Адміністративне управління

Це управління опікується питаннями стратегії, управління та безпеки компанії і складається з таких відділів (рис. 9):

1) ради засновників;

2) офісу офіційних питань;

3) офісу генерального директора.

Рис. 9. Структура адміністративного управління.

Рада засновників відповідає за стратегічні питання діяльності, намічає генеральну лінію розвитку підприємства.

Офіс офіційних питань забезпечує безпечну діяльність компанії. Відповідає за боротьбу з шахрайством, здійснює перевірки контрагентів і співробітників. Контролює підготовку договорів і проведення розрахунків. Забезпечує компанію необхідними ліцензіями, взаємодіє з державними органами.

Офіс генерального директора здійснює реалізацію планів ради засновників, контролює результативність процесів компанії, домагається високого рівня виробництва і продажів. Гендиректору підпорядковуються керівники всіх управлінь.

У цілому адміністративне управління забезпечує виведення на ринок затребуваної продукції, стежить за її просуванням і якістю. Розробляє стратегії і реалізує тактику просування компанії на ринку.

Загальну організуючу схему компанії наведено на рис. 10.

Рис.10. Організуюча схема підприємства (рівень 2).

Приклад з інтернет-магазином

Давайте розглянемо на простому прикладі, як працює така схема.

Група підприємців вирішила відкрити інтернет-магазин з продажу запасних частин до автомобілів. Намітили план дій, підібрали персонал на ключові пости, забезпечили працівників технікою і програмним забезпеченням, налаштували CRM. (Це функції управління персоналу.)

Оцінили ринок і конкурентів, вирішили, який асортимент завозити. Розповіли про себе і свій товар покупцеві та партнерам. Пішли продажі.

Аккаунт-менеджери виписують реалізаційні документи та контролюють надходження оплати за товар. (Це функції управління маркетингу та продажів.)

Фінансист планує витрати і баланс руху коштів, здійснює оплату, закриває бухгалтерський облік. (Це функції фінансового управління.)

Виробництво інтернет-магазин не здійснює.

Періодично перевіряється якість роботи менеджерів за телефонними дзвінками. Персонал атестується на знання продукту, який він продає. Проводиться додаткове навчання. Показники якості та вироблення фіксуються у комп'ютерній програмі. На основі цих показників співробітники отримують зарплату. (Функції управління якості та кваліфікації.)

Підприємці освоїли найближчий регіон, покупці почали довіряти інтернет-магазину, тому підприємці вирішили розширити свою діяльність і на інші регіони. Для цього вони почали знайомити зі своїм інтернет-магазином жителів сусідніх областей, налагоджувати нові шляхи доставки. Крім того, виникла ідея розширити асортимент інтернет-магазину. (Функції управління розширення.)

Як бачимо, бізнес створили кілька підприємців, об'єднаних однією ідеєю, але управління фірмою вони довірили одній людині, налагодивши певну схему взаємодії. Загальні показники і стратегію вони аналізують на загальних зборах, які скликаються щокварталу. (Функції адміністративного управління.)

Олена Широкова,
бізнес-консультант, МВА, САР

— У моїй практиці трапився випадок, коли на одній дочірній фірмі за основу взяли організаційну структуру материнської компанії, де простежувалася жорстка вертикаль управління. Жодне рішення не можна було прийняти без узгодження із засновником. Таким чином забезпечувалася максимальна продуманість і аргументованість рішень. Але через тривале узгодження рішення часто приймалися із запізненням, що призводило до серйозних втрат, у тому числі фінансових.

Через кілька місяців боротьби творчого та ініціативного колективу дочірньої компанії з жорстким господарем був знайдений компромісний варіант. Узгодження проводилося за встановленою схемою: потрібно було описати проблему, запропонувати варіанти її вирішення, оформити свої міркування у письмовій формі, відправити їх електронною поштою засновнику і чекати рішення. Та якщо чекати було ніколи, колектив діяв на свій страх і ризик, а підпис «погоджено» приходив через кілька днів.

Висновок: у будь-якій, навіть найпродуманішій та добре випробуваній системі управління завжди можна знайти слабкі ланки, якщо її перенести в інші умови та застосувати для іншого кадрового складу. Дуже важливо також враховувати менталітет персоналу підприємств у різних країнах. Проте використовувати напрацьовані ефективні важелі та шаблони управління, адаптувавши їх під власні потреби, — це найшвидший шлях побудови простої та ефективної системи організації виробничих процесів.

Розглянута схема роботи підприємства підходить не лише великим, а й малим структурам. У ній детально розписані всі бізнес-процеси. Причому не обов'язково на кожну функцію ставити окрему людину. Одна людина може виконувати кілька функцій, головне — щоб основні функції в ланцюжку були реалізовані. Найчастіше компанії забувають про навчання співробітників, мало хто застосовує контроль якості або збір статистики щодо виробітку співробітників. Що там казати, ми й досі вчимо торговельні підприємства використовувати CRM! Це пов'язано з тим, що українські компанії досі знаходяться у стані пошуку свого шляху до ринкової економіки та застосовують свій минулий досвід несистемно.

Докладніше про системи управління бізнесом ви можете дізнатися із циклу публікацій, присвячених теорії Адізеса.

Поміркуйте, як такі системи працюватимуть на вашому підприємстві, та виберіть ту, яка вам найбільше підходить.

Практичні рекомендації з управління бізнесом:

1. Визначтеся із структурою компанії, яка найбільше відповідає вашим бізнес-процесам або ментальності керівника.

2. На базі обраної моделі схематично зобразіть структуру вашого підприємства.

3. Опишіть функціонал кожного відділу, сектору та посту.

4. Зробіть це хоча б один раз!

5. Разом з головним топ-менеджером розробіть структуру компанії.

6. На вступному навчальному занятті ознайомте кожного керівника з функціоналом його відділу.

7. Розмістіть у загальнодоступному для співробітників місці документацію про функції компанії і підрозділу.

8. Не бійтеся змінювати застарілі процеси, але не забувайте про цілісність функцій компанії.

9. Періодично оновлюйте інформацію про функції компанії (особливо якщо великий штат, починаючи з 20 чоловік).

10. Дотримуйтеся балансу між жорстким адмініструванням і гнучкістю в управлінні (як хороший хірург).

Дата підготовки
18.09.2014