• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

В командировку за границу — на собственном автомобиле

Влада Карпова

27.08.2014 927 0 0


В деятельности предприятий нередко возникает необходимость направления работника в загранкомандировку на собственном автомобиле. Это вызывает множество вопросов, связанных с документальным оформлением такой поездки и отражением ее в учете. В частности, необходимо решить, на каких основаниях будет использоваться автомобиль работника, как компенсировать ему расходы на эксплуатацию автомобиля, каким образом отразить такие операции в учете. Об этом и поговорим.


Влада Карпова,
доцент кафедры налогообложения
Харьковского национального экономического университета,
к. э. н., САР


Аренда, ссуда или компенсация — выбираем лучший вариант

Если до направления в загранкомандировку отношения с работником, касающиеся использования автомобиля в деятельности предприятия, не были оформлены, следует решить этот вопрос.

Существует несколько вариантов оформления взаимоотношений, а именно:

  • договор аренды (найма) транспортного средства (ст. 798 ГК). Договор найма транспортного средства с участием физического лица подлежит нотариальному удостоверению (ч. 2 ст. 799 ГК);
  • договор ссуды (бесплатного использования) транспортного средства (ст. 827 ГК);
  • выплата работнику компенсации за износ автомобиля, используемого в рамках трудовых отношений на основании ст. 125 КЗоТ.

К слову, можно вообще не оформлять эти взаимоотношения.

Плюсы и минусы данных вариантов отражены на Схеме.

1 из 1


Возможные варианты оформления взаимоотношений с работником проанализируем с учетом разъяснений контролирующих органов.

Итак, в консультациях из Базы знаний были предоставлены следующие разъяснения:

  • если работник предприятия использует в командировке собственный автомобиль, на который не заключен договор аренды на использование автомобиля для нужд предприятия, и данный автомобиль не учтен на балансе такого предприятия, расходы на приобретение ГСМ не учитываются в составе расходов при исчислении объекта обложения налогом на прибыль (подкатегория 102.07.14);
  • в случае командировки за границу на служебном легковом автомобиле (в том числе арендованном) в состав расходов налогоплательщика включаются уплаченные во время командировки за границу сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам, а также расходы, связанные со стоянкой и парковкой автомобиля во время командировки, и расходы на приобретение ГСМ (подкатегория 102.07.14);
  • расходы на выплату физическому лицу, состоящему с плательщиком налога в трудовых отношениях, компенсации за использование для нужд производства личного легкового автомобиля (легкового автомобиля, которым физическое лицо пользуется на основании доверенности) не относятся к фонду оплаты труда и не учитываются при определении объекта обложения налогом на прибыль (подкатегория 102.07.17);
  • сумма возмещения плательщику налога стоимости горючего, использованного во время пребывания в командировке на собственном автомобиле, включается в общий налогооблагаемый доход и облагается НДФЛ на общих основаниях (подкатегория 103.02);
  • сумма компенсации, выплачиваемая юридическим лицом наемному работнику за использование собственного автомобиля, который не находится в аренде у юридического лица, при выполнении служебных обязанностей, является дополнительным благом такого работника и облагается НДФЛ (подкатегория 103.04);
  • не являются базой начисления и удержания ЕСВ суммы компенсации, выплаченные наемному работнику за использование личного транспорта при выполнении служебных обязанностей (подкатегория 301.03).

Анализ приведенных вариантов показывает, что наиболее выгодно на время поездки в загранкомандировку заключить с работником договор аренды автомобиля. Факт передачи автомобиля в пользование предприятию желательно оформить актом приема-передачи. При этом предприятие может установить сумму арендной платы в любом размере, даже минимальном.

В налоговом учете статья понесенных расходов зависит от цели командировки. В частности, если в командировку был направлен руководящий персонал, такие расходы включают в состав административных расходов:

  • сумму арендной платы — на основании пп. «в» пп. 138.10.2 НК;
  • сумму компенсации расходов, понесенных работником в командировке в связи с использованием автомобиля, — на основании пп. «б» пп. 138.10.2, пп. 140.1.7 НК.

Из суммы выплаченной работнику арендной платы будет удержан НДФЛ по ставке 15% (пп. 164.2.2 НК). Такие начисления отражаются в Форме № 1ДФ с кодом признака дохода «102».

В то же время суммы арендной платы не облагаются ЕСВ, поскольку такие операции не связаны с выполнением работ, предоставлением услуг (см. письмо № 16534).

Суммы израсходованных ГСМ не облагаются НДФЛ как расходы на командировку (пп. 165.1.11 НК).

1 из 1


Оформляем командировку документально

Согласно п. 12 раздела IIІ Инструкции № 59 в случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на ГСМ возмещаются исходя из установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия.

Заметим, что Инструкция № 59 является обязательной к применению только в отношении командировок госслужащих, а также иных лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для остальных лиц она имеет статус рекомендательного (справочного) документа.

В то же время на практике из-за отсутствия иных документов, регламентирующих командировки, на Инструкцию № 59, как правило, ориентируются и хозрасчетные предприятия.

Представители контролирующих органов настаивают на том, чтобы списание ГСМ осуществлялось исходя из данных о пробеге автомобиля, определенных на основании путевого листа, и Норм расходов ГСМ (консультация в подкатегории 102.07.20 Базы знаний).

Возмещаются работнику также прочие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Кроме того, подлежат возмещению расходы на оплату стоимости страхового полиса жизни или здоровья направленного в командировку за границу работника или его гражданской ответственности при наличии оригинала полиса с отметкой об уплате страхового платежа, если такое страхование необходимо согласно законам государства, в которое командирован работник, или государства, по территории которого он проезжает транзитом в указанное государство (пп. 140.1.7 НК, пп. «е» п. 7 раздела IIІ Инструкции № 59).

Итак, для компенсации понесенных в командировке расходов следует иметь:

1) приказ о направлении работника в командировку на служебном автомобиле с утвержденным маршрутом следования;

2) смету расходов на командировку;

3) документы, подтверждающие понесенные расходы.


С позиции налогового учета необходимо также располагать документами, подтверждающими связь командировки с деятельностью налогоплательщика. В частности (но не только) к ним относятся следующие (пп. 140.1.7 НК):

  • приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью налогоплательщика;
  • заключенный договор или контракт;
  • прочие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;
  • документы, удостоверяющие участие отправленного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, тематика которых совпадает с хозяйственной деятельностью налогоплательщика.

Рекомендуем также оформить на поездку путевой лист, который, не являясь обязательным, в то же время желателен с позиции включения в налоговые расходы стоимости израсходованных ГСМ. Путевой лист можно оформить в произвольной форме, поскольку типовая его форма отменена (см. письма № 4492/25/10-13, № 05.2-8/107).

1 из 1
1 из 1



Компенсируем понесенные расходы

Аванс на загранкомандировку выдается в национальной валюте государства, в которое направлен работник, или в свободно конвертируемой валюте. В то же время с целью оплаты расходов, понесенных на территории Украины (например, оплаты проезда по территории Украины), аванс может быть частично выплачен в гривнях, что подтвердил Минфин в письме № 31-26030-12/23-3982.

Аванс может быть также выдан путем перечисления средств на корпоративную банковскую платежную карточку (далее — КПК) или личную банковскую платежную карточку работника.

В ситуации, когда инвалютные средства снимаются с КПК, налоговики рекомендуют при расчетах по загранкомандировке ориентироваться на курс НБУ, действовавший на дату списания средств с карточного счета (консультация в подкатегории 102.07.14 Базы знаний).

Израсходованные средства компенсируются работнику в гривнях после возвращения из командировки. При этом расчет компенсационных сумм производится исходя из курса НБУ к иностранной валюте, установленного на день погашения задолженности (п. 19 разд. III Инструкции № 59, п. 2.5 Правил № 200).

Эти средства выплачиваются до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом от 24.12.2013 № 845 (далее — Отчет). Минфин подчеркивает обязательность соблюдения этих требований (письмо № 31-26030-13-10/18904).

1 из 1


Отражение в учете компенсации командировочных расходов с применением КПК в валюте страны командирования

15.04.2014 предприятие направило заместителя директора в командировку в г. Варшаву и предоставило ему в пользование КПК (валюта — евро). После возвращения из командировки работник представил Отчет и документы, из которых следует, что им были понесены следующие расходы:

  • оплата проживания —4000 €;
  • оплата бензина —200 €;
  • суточные —213 €;
  • прочие расходы —300 €.

Итого: 4713 €.

Все суммы снимались с КПК 15.04.2014; курс НБУ на эту дату составлял 17,125515 грн за 1 евро.

Сумма налоговых расходов в этом случае составит:

4713 €× 17,125515 грн = 80 712,55 грн

Бухгалтерские записи по данным примера отражены в таблице.

Дата

Содержание операции

Бухгалтерский учет

Сумма

Налоговый учет

Дт

Кт

Доход

Расходы

15.04.2014

Сняты средства с КПК

372

312

4713 €

80 712,55

19.04.2014

Представлен Отчет о командировке

92

372

80 712,55

80 712,55

1 из 1
1 из 1


Оптимальный вариант для предприятия — оформление с работником договора аренды автомобиля. Только в этом случае можно будет без проблем отразить в налоговом учете понесенные в командировке расходы на ГСМ и эксплуатацию автомобиля. Договор аренды подлежит нотариальному удостоверению. Кроме договора, следует запастись документами, подтверждающими связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, а также издать приказ о направлении работника в командировку, утвердить схему маршрута и смету расходов. Желательно также оформить на поездку путевой лист в произвольной форме. Понесенные работником расходы должны быть подтверждены документально.

Аванс на загранкомандировку выдается в национальной валюте государства, в которое направляется работник, или в свободно конвертируемой валюте, а компенсация расходов после возвращения из командировки выплачивается в гривнях.


Нормативная база

ГК — Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 № 435-IV.

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 № 322-VIII.

Инструкция № 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.1998 № 59.

Правила № 200 — Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 № 200.

Нормы расхода ГСМ — Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.1998 № 43.

Форма № 1-ДФ — форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога (форма № 1ДФ), утвержденная приказом Миндоходов от 21.01.2014 № 49.

Письмо № 4492/25/10-13 — письмо Министерства инфраструктуры от 23.04.2013 № 4492/25/10-13.

Письмо № 05.2-8/107 — письмо Госстатистики от 23.07.2013 № 05.2-8/107.

Письмо № 16534 — письмо ПФУ от 10.08.2011 № 16534/03-20.

Письмо № 31-26030-12/23-3982 — письмо Минфина от 04.06.2007 № 31-26030-12/23-3982/4279.

Письмо № 31-26030-13-10/18904 — письмо Минфина от 23.07.2010 № 31-26030-13-10/18904.


Дата подготовки
01.07.2014

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

810 грн. / квартал

Купить

Лучшие материалы

В командировку за границу — на собственном автомобиле