• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Какие документы нужны для заключения хоздоговора

Из этой статьи вы узнаете: какие документы надо запросить у контрагента перед заключением с ним договора в зависимости от вида договора и конкретной ситуации (см. табл. 2 в консультации).

Что можно сделать на практике:

  • проанализировать риски, возможные при работе с данным контр­агентом;
  • запросить у контрагента нужные документы и после получения хранить их вместе с договором.

При каких условиях договор признается действительным

Договор – это соглашение двух и более сторон, направленное на возникновение у них прав и обязанностей. Однако для того чтобы права и обязанности у сторон реально возникли, а не остались на бумаге, договор должен отвечать установленным законодательно требованиям (ст. 203 Гражданского кодекса, далее – ГК), а именно:

  • содержание договора должно соответствовать нормам актов гражданского законодательства;
  • договор должен быть совершен в форме, установленной законом;
  • договор должен быть направлен на реальное наступление последствий, которые им обусловлены;
  • у лиц, заключающих договор, должен быть необходимый объем дееспособности.

На последнем требовании остановимся детальнее, поскольку именно оно касается темы нашей консультации. Под дееспособностью понимается способность лиц своими действиями приобретать для себя права и обязанности, нести ответственность. Наличие дееспособности зависит от нескольких факторов и подтверждается различными документами (см. табл. 1 на следующей странице).

Обратите внимание: если договор подписан не уполномоченным на его подписание лицом, то в дальнейшем он может быть признан недействительным. Изменить ситуацию можно, если получить одобрение лица, от имени которого заключен договор (ст. 241 ГК). Доказательством такого одобрения могут быть:

  • письменные обращения ко второй стороне договора или к ее представителю (например, письма, телеграммы и т. п., в которых содержится информация о выполнении вами условий договора: допустим, товар отгружен, деньги перечислены и т. п.);
  • действия второй стороны, которые свидетельствуют о выполнении ею условий этого договора (например, совершен платеж, поставлен товар, выполнены работы).

Однако следует помнить, что не всегда есть возможность доказать, что сделка одобрена. Зато всегда существует риск, что вторая сторона откажется выполнять «неправильный» договор. Поэтому перед подписанием договора проверяйте полномочия представителя второй стороны на подписание этого договора.

Таблица 1. Наличие дееспособности у сторон хоздоговора

Признак

Физические лица

Юридические лица

Требования
к дееспособности

Для заключения договоров необходима полная дееспособность, которая наступает с 18 лет (ст. 34 ГК). В ряде случаев, полная дееспособность наступает с более раннего возраста:

– при вступлении в брак до 18 лет;

– наличии у несовершеннолетнего лица ребенка;

– трудоустройстве лица, достигшего 16 лет;

– регистрации физлица, достигшего 16 лет
в качестве частного предпринимателя.

С 14 до 18 лет у физлиц неполная дееспособность, большинство сделок должны совершаться с согласия родителей/попечителей.

Заключение договора с лицами, каким-либо образом ограниченными в дееспособности, может повлечь за собой признание его недействительным (ограничение производится на основании решения суда)

Согласно ст. 92 ГК юридические лица обладают гражданской дееспособностью.

Свои права и обязанности юрлицо осуществляет через органы управления юрлица: единоличный (директор) или коллегиальный исполнительный орган (дирекция).

Юрлицо вправе осуществлять свою деятельность и заключать хозяйственные договоры с момента его государственной регистрации.

Сделки, заключаемые юрлицом, должны:

– соответствовать его учредительным документам;

– осуществляться в рамках закона (например, если лицензируемая деятельность ведется юрлицом без наличия необходимой лицензии, договор с таким контрагентом может быть признан недействительным)

Основания для
представительства

Физическое лицо подписывает договоры лично, а также может уполномочить другое лицо заключать договоры от его имени, выдав ему доверенность.

Обратите внимание: доверенность должна быть удостоверена нотариусом!

Руководитель предприятия подписывает договоры от имени предприятия лично (без доверенности), а также может уполномочить на подписание договора других лиц, выдав им соответствующую доверенность. Доверенность выдается в письменном виде, подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью юрлица. В уставе должно быть закреплено право на выдачу доверенностей. Если представитель будет заключать договоры, требующие нотариального удостоверения, то его доверенность также должна быть удостоверена нотариусом


Документы и их источники

Как видим, можно правильно составить договор и придать ему необходимую форму, однако если у второй стороны (контрагента) нет полномочий для заключения договора (например, находится в состоянии ликвидации, отсутствует лицензия на осуществление деятельности, отсутствует государственная регистрация), это может осложнить договорные отношения.

Как проверить контрагента

На этапе ведения преддоговорной работы советуем проверить потенциального контрагента. Для этого можно сделать следующее:

  • зайти в Единый государственный реестр юридических лиц и физических лиц – предпринимателей (далее – ЕГР) на официальном сайте Государственного предприятия «Информационный-ресурсный центр» (www.irc.gov.ua). Сведения отражаются в том виде, в каком они были внесены государственным регистратором на основании поданных ему документов. Кроме того, информацию о постановке на учет налогоплательщиков (юридических лиц и частных предпринимателей) можно будет узнавать на сайте Миндоходов (Государственной фискальной службы);
  • обратиться к государственному регистратору для получения извлечения из ЕГР. За выдачу извлечения взимается плата в размере 51 грн. Плюс дополнительно 3,40 грн. за каждую страницу извлечения (п. 1 приказа Госкомпредпринимательства от 20.10.05 г. № 99);
  • запросить у самого потенциального контрагента надлежащим образом заверенные копии документов, подтверждающих его статус (табл. 2). Для заверения на копиях делается запись «Копия верна» или «Согласно оригиналу», указывается должность (для юридических лиц) и фамилия и инициалы лица, заверяющего копию, дата заверения, ставится его подпись и печать (при ее наличии).

Таблица 2. Перечень документов, необходимых для заключения хоздоговора

Данные, подтверждаемые документом

Контрагент –
юридическое лицо

Контрагент –
физлицо-предприниматель

1

2

3

Наличие
госрегистрации

Выписка из ЕГР

Виды деятельности

1. Извлечение из ЕГР.

2. Лицензия на ведение данного вида деятельности (если деятельность лицензируемая)

Статус
налогоплательщика

Извлечение из ЕГР

Полномочия
представителя,
подписывающего
договор

1. Решение об избрании/назначении руководителя юрлица.

2. Извлечение из учредительных документов (устава), где указаны полномочия руководителя и срок их действия*.

3. Доверенность на заключение договора – если договор будет подписывать не руководитель, а уполномоченный им представитель

1. Паспорт (1-я и 2-я страницы)

(для удостоверения личности).

2. Копия справки о присвоении идентификационного номера.

3. Доверенность на заключение договора – если договор будет подписывать не предприниматель, а уполномоченный им представитель

* В учредительных документах контрагента также следует обратить внимание на наличие ограничений на осуществление отдельных видов сделок (например, в уставе может быть написано, что договоры на сумму свыше указанной подлежат одобрению высшим органом предприятия; в этом случае одной подписи директора на договоре будет недостаточно, потребуется документ, подтверждающий одобрение сделки высшим органом, как правило, это протокол собрания учредителей).

Помимо перечисленных в табл. 2 документов рекомендуем затребовать от контрагента и другие документы (желательно оставить себе копии) в зависимости от предмета сделки:

  • для помещений и других объектов недвижимости – свидетельства о государственной регистрации права собственности (или копию договора аренды между арендодателем и собственником помещения, заверенную арендодателем, если необходимо подготовить договор субаренды); копию паспорта БТИ с поэтажным планом помещения и экспликации к нему; копию выписки из реестра прав собственности, копию документа о переводе помещения в нежилое;
  • для автомобилей – технический паспорт на автомобиль.

Кроме того, при купле-продаже товаров, подлежащих обязательной сертификации, поинтересуйтесь наличием соответствующего сертификата на этот товар.

ВЫВОДЫ

Прежде чем заключить договор с контрагентом, рекомендуем убедиться в его статусе, наличии государственной регистрации, отсутствии запретов на ведение той или иной деятельности. Это поможет избежать проблем, связанных с исполнением договора, а также убережет вас от заключения договоров, которые могут быть признаны недействительными.

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

525 грн / квартал

Купить