• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Документы, подтверждающие представительские расходы

Юлия Гужел

21.08.2015 1199 0 0

Чтобы привлечь контрагентов к сотрудничеству, предприятию необходимо осуществить так называемые представительские расходы, связанные с деловыми переговорами, организацией приемов различных делегаций и другими мероприятиями. Что включают в себя такие расходы и как их подтвердить документально, читайте в консультации.

Что скрывается под термином«представительские расходы»

До недавнего времени (в частности, в период действия разд. ІІІ Налоговый кодекс Украины от 02.12.10 г. № 2755-VI (далее -НК) в старой редакции – до 1 января 2015 года) фискальные органы уделяли особое внимание формированию и документальному подтверждению понесенных предприятием представительских расходов. Прямую норму об их включении в состав налоговых расходов содержал пп. «а» пп. 138.10.2 НК (в старой редакции). При этом никакого определения данного понятия в НК не было.

В соответствии с п. 2 Норм денежных средств на представительские цели бюджетных учреждений и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина Украины от 14.09.10 г. № 1026. (далее Нормы № 1028) представительскими являются расходы бюджетных учреждений на прием и обслуживание иностранных гостей и делегаций, прибывших по приглашениям для проведения переговоров с целью установления международных связей и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. Несмотря на то что законодательство содержит только это определение для бюджетных учреждений, коммерческие предприятия также могут им воспользоваться при классификации своих затрат (см. также Письмо ГНС Украины от 22.11.12 г. № 5743/0/61-12/15-1415№ 5743).

После 1 января порядок обложения налогом на прибыль согласно НК изменился, и нормы с перечнем расходов, которые предприятие может учесть при расчете налога на прибыль, теперь отсутствуют. Однако это не значит, что предприятия могут расслабиться и забыть о документальном оформлении разных хозяйственных операций. Норма п. 44.1 НК, требующая вести учет доходов и расходов на основании первичных документов, все же осталась. Кроме того, п. 18 П(С)БУ 16 предусмотрено, что представительские расходы относятся к общим корпоративным расходам, которые, в свою очередь, включаются в состав административных.

Иными словами, для подтверждения представительских расходов предприятию по-прежнему необходимо правильно оформить их документально.

Составпредставительских расходов

К представительским относятся расходы (п. 2 Норм № 1026):

 

  • на проведение официального приема делегаций (завтраки, обеды, ужины);
  • транспортное обеспечение;
  • культурную программу;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплату услуг переводчика, если таковой отсутствует в штате;
  • оплату номеров в гостиницах и др.

 

Документальное оформление

 

Достаточно исчерпывающий перечень документов, подтверждающих произведенные предприятием представительские расходы, содержится в Письме Миндоходов и сборов Украины от 25.10.13 г. № 14054/6/99-99-19-03-02-15. В частности, в него вошли: приказ о проведении официального приема; приглашение представителей контрагента (делегаций), их ответы; смета расходов; акты выполненных работ; отчеты о проведенном мероприятии; накладные на отпуск продукции, товаров со склада (при необходимости); другие документы, подтверждающие расходы, связанные с приемом, например транспортные расходы, расходы на переводчика и т. д.

Если предприятие довольно часто организовывает деловые встречи, приемы, переговоры, то оно может самостоятельно разработать Положение о представительских расходах. В нем можно предусмотреть перечень необходимых документов, подтверждающих расходы, назначить лиц, ответственных за переговоры в разных сферах деятельности предприятия, указать сумму, в пределах которой будут проводиться все приемы. Отметим, что содержание такого Положения не должно противоречить требованиям законодательства.

Также рекомендуем подготовить программу проведения приема представителей контрагента, которая не только дополнительно подтвердит ваши расходы, но и поможет планировать время ваших потенциальных деловых партнеров.

 

Приказ о проведенииофициального приема

Первый документ, который нужно оформить на предприятии в случае организации официаль-ного приема, – это приказ (см. образец 1).

Образец 1

ООО «Продавец»

Приказ № 156-с

г. Киев 03.08.15 г.

О проведении официального приема представителей ООО «Покупатель»

В целях продолжения взаимовыгодного сотрудничества и дальнейшей реализации продукции по договорам поставки ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести официальный прием администрации ООО «Покупатель» с 10 по 14 августа 2015 года.

2. Ответственным за организацию приема назначить заместителя директора по коммерческим вопросам Приходько О. И.

3. Для продления договора и заключения дополнительных соглашений согласовать с представителями ООО «Покупатель» сроки и даты проведения переговоров, состав участников, презентацию продукции и другие вопросы, связанные с приемом. Исполнитель – Приходько О. И.

4. Приходько О. И. в срок до 05.08.15 г. представить мне на утверждение смету расходов на прием и программу приема.

5. Начальнику юридического отдела Коломоец Е. Н. в срок до 06.08.15 г. подготовить и представить мне на рассмотрение дополнительные соглашения к действующим договорам поставки.

6. Приходько О. И. в срок до 19.08.15 г. представить отчет о проведенном приеме вместе со всеми подтверждающими расходы документами и фактической сметой.

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Продавец» (подпись) Зеленов Н. Н.

 

Отчето представительских расходах

После проведения переговоров (приема, деловой встречи) сотрудник предприятия, ответственный за это мероприятие, должен составить отчет. Такой отчет может содержать следующие данные: цель мероприятия; дата и место переговоров; программа мероприятия; состав приглашенной делегации; участники принимающей стороны; результаты переговоров; сумма представительских расходов; перечень документов, подтверждающих понесенные расходы с приложением оригиналов документов (см. образец 2).

При составлении отчета о представительских расходах рекомендуем уделить особое внимание разделу о результатах переговоров. Если результатом переговоров станет подписание контракта или дополнительных соглашений, очевидно, что расходы понесены не зря. А вот если приглашенная сторона, несмотря на ваши усилия, отказалась заключать контракт (продлевать, подписывать допсоглашения и т. д.), тогда расходы не приведут к получению прибыли в дальнейшем. И хотя нормы НК (в части разд. ІІІ) сейчас не требуют связи с хозяйственной деятельностью, все же рекомендуем не показывать в отчете полное отсутствие каких-либо результатов.

В таком случае целесообразно составить, например, протокол о намерениях (отметим, что такой документ формально ни к чему не обязывает стороны). Кроме того, в отчете можно привести перечень документов, переданных сторонами друг другу (планы, исследования продукции и т. д.).

Образец 2

ООО «Продавец»

УТВЕРЖДАЮ:

ДиректорЗеленов Н. Н.

 

Отчет о представительских расходах

В период с 10 по 14 августа 2015 года на территории ООО «Продавец» между представителями ООО «Продавец» и ООО «Покупатель» состоялись переговоры. Цель переговоров – заключение дополнительных соглашений к действующим договорам поставки продукции на взаимовыгодных условиях.

Участники переговоров:

 

  • со стороны ООО «Продавец»: заместитель директора по коммерческим вопросам Приходь-ко О. И.; начальник цеха производства продукции Ровненский И. Ю.; начальник юридического отдела Коломоец Е. Н.;
  • со стороны ООО «Покупатель»: директор по общим вопросам Кириленко А. П.; руководитель отдела снабжения Махнов Г. О.

 

Переговоры проводились в соответствии с программой мероприятий (к отчету прилагается).

Результат переговоров: заключены дополнительные соглашения к договорам поставки от 04.01.13 г. № 25-К, от 15.01.14 г. № 148-К. Согласно заключенным дополнительным соглашениям ежемесячный объем поставляемой продукции составил 50 000 т, что вдвое превышает объем согласно предыдущей договоренности. Также достигнуто соглашение о сроках уплаты за поставленную продукцию – в течение трех дней со дня поставки (ранее было 10 дней).

Сумма расходов на проведение переговоров составила 20 000 грн. (смета прилагается).

К отчету прилагаются следующие подтверждающие расходы документы:

 

  • гостиничные счета – на 2 листах;
  • акт оказанных транспортных услуг – 1 лист;
  • калькуляции цеха питания, накладные на продукты питания, чеки – 10 листов.

 

Заместитель директора

по коммерческим вопросам (подпись) Приходько О. И.

18.05.15 г.

Любые расходы, в том числе и представительские, предприятие должно подтвердить первичными документами. В данном случае первичными документами являются: накладные, акты выполненных работ, другие документы, связанные с организацией приема или переговоров. Кроме перечисленных документов на предприятии нужно издать приказ о проведении приема и подготовить отчет, в котором будет указана вся необходимая информация о результатах проведенных переговоров.

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

525 грн / квартал

Купить