• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Что делать предпринимателю, если он утерял Книгу учета

Ольга Целуйко

27.10.2014 336 0 0

Чем чревата утеря Книги учета?

Ситуацию с утерей Книги учета доходов и расходов (далее – Книга) не назовешь приятной. Прежде всего это важнейший документ предпринимателя. Обязанность вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объекта налогообложения, прямо предусмотрена п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК). Поэтому предпринимателю надо не только систематически вести Книгу, но и хранить ее не менее 1 095 дней со дня подачи последней налоговой отчетности, составленной на основании данных этой Книги (п. 44.3 НК). Если этого не делать, то нечем будет подтвердить достоверность данных налоговых деклараций.

Кроме того, вполне возможна ситуация, когда «по закону подлости» к предпринимателю именно в это время придут с документальной проверкой. И если проверяющие за день до этого (предварительно) сделали контрольную закупку, то они могут попросить Книгу, чтобы сверить данные за соответствующую дату: итоговая сумма доходов за день должна быть не менее суммы контрольной закупки. Если же Книги на месте не окажется, то предпринимателю грозит:

  • во-первых, штраф за неоприходование наличной выручки в 5-кратном размере суммы закупки (основание – п. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм и регулировании оборота наличных»);
  • во-вторых, штраф за сам факт непредставления Книги контролирующим органам – в размере 510 грн., а при повторном таком нарушении в течение года – в размере 1 020 грн. (п. 121.1 НК). Поэтому не стоит еще раз терять Книгу;
  • в-третьих, штраф за неведение или ненадлежащее ведение учета доходов и расходов в размере от 3 до 8 НМДГ (от 51 до 136 грн.), а при повторном таком нарушении в течение года – в размере от 5 до 8 НМДГ (от 85 до 136 грн.) (ст. 1641 КУоАП).

Что делать, чтобы избежать штрафов?

1. Подать заявление в милицию (не обязательно, но рекомендуем).

Обратите внимание: для ситуации, когда документы утеряны предприятием, есть прямое указание в п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88. Предприятию надо обратиться в органы внутренних дел с заявлением об утере в произвольной форме и получить взамен справку, подтверждающую прием такого заявления. Для предпринимателей такой нормы нет, но на практике налоговые органы могут попросить представить им справку о подаче в милицию заявления об утере документов. Поэтому рекомендуем сразу же после утери Книги подать заявление в милицию и получить нужную справку.

А затем предпринять два обязательных шага, которые помогут избежать вышеперечисленных штрафных санкций.

2. Подать в налоговую инспекцию по месту регистрации предпринимателя:

  • письмо, в котором уведомить об утере Книги (п. 44.5 НК);
  • копию справки из милиции;
  • новую Книгу для регистрации (если предприниматель и дальше планирует ее вести в привычном бумажном виде).

Текст письма может быть таким: «Сообщаю, что 25.02.14 г. я утерял Книгу учета доходов и расходов № 1, которая была зарегистрирована в ГНИ Жовтневого района г. Днепропетровска 02.01.13 г. Справка о принятии заявления Жовтневым РО ДГУ УМВД Украины в Днепропетровской области от 26.02.14 г. прилагается. Прошу зарегистрировать новую Книгу учета доходов и расходов. Подпись. Ф. И. О. Дата».

3. Восстановить в новой Книге все записи из старой Книги на основании первичных документов, необходимость хранения которых в течение 1 095 дней установлена в п. 44.3 НК. На восстановление отводится 90 календарных дней, следующих за днем подачи письма-уведомления об утере Книги в налоговую инспекцию (п. 44.5 НК).

Об электронной Книге

Возможно, предприниматель решит вести Книгу в электронной форме (ее потерять невозможно, хотя для сохранения информации «в компьютере» есть свои меры предосторожности). На сегодня воспользоваться этим правом могут предприниматели на общей системе налогообложения. Тогда действовать нужно так:

1. Получить усиленные сертификаты открытых ключей, сформированных аккредитованным центром сертификации ключей (АЦСК), включенным в систему представления налоговых документов в электронном виде.

2. Заключить договор о признании электронных документов с налоговой инспекцией по месту регистрации предпринимателя и отправить туда заявление на получение Книги, заверенное электронной подписью. В течение трех дней придет уведомление о регистрации Книги с указанием ее номера и даты регистрации, после чего можно начинать вести Книгу (п. 4 приказа Миндоходов от 16.09.13 г. № 481 «Об утверждении формы Книги учета доходов и расходов, которую ведут физические лица – предприниматели, кроме лиц, избравших упрощенную систему налогообложения, и физические лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения»).

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

525 грн / квартал

Купить