№ п/п

Стало с 27.04.2022

Было до 27.04.2022

1

Управленческие документы учреждения по их названию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифицированным формам, которые устанавливаются национальными стандартами, нормативно-правовыми актами. Перечень классов управленческих документов определяется:

Национальным классификатором НК 010:2021, утвержденным приказом Министерства развития экономики, торговли и сельского хозяйства Украины от 12.03.2021 № 526

Государственным классификатором управленческой документации ДК 010-98, утвержденным приказом Государственного комитета Украины по стандартизации, метрологии и сертификации от 31.12.1998 № 1024

2

«Собственное имя ФАМИЛИЯ»

«инициалы (инициал имени)»

3

Печать используется при наличии.

Примечание: то есть не обязательно ее использовать

Проставление печати обязательно и в строго отведенном месте*

4

Ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель учреждения.

Контроль за оформлением документов, а также организацией делопроизводства и хранения документов в структурных подразделениях осуществляют их руководители

Руководитель учреждения отвечает за сохранность служебных документов и информации, которую они содержат, функционирование системы защиты документационного фонда от незаконного доступа, потерю и несанкционированное уничтожение документов, нарушение правил пользования документами.

Примечание: то есть контроль и ответственность возлагались только на руководителя

5

Организация делопроизводства в учреждении возлагается на службу делопроизводства.

Примечание: отменена возможность ведения делопроизводства ответственным лицом

Организация делопроизводства возлагается на самостоятельные структурные подразделения по делопроизводству (документационному обеспечению), общие отделы, канцелярии и т. п. или лицо, ответственное за делопроизводство.

Примечание: перечень был шире

6

Инструкция по делопроизводству утверждается приказом или распоряжением.

Инструкцией утверждается порядок ведения делопроизводства как в бумажной, так и в электронной форме

Примечание: не предусматривалось ни утверждение Инструкции по делопроизводству распорядительным документом, ни утверждение порядка ведения в электронной форме

7

Бумажные бланки печатаются на бумаге высокого качества красками насыщенных цветов

Бланки изготовляются печатным способом или с помощью компьютерной техники на бумаге высокого качества красками насыщенных цветов

8

Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, содержащемуся в ЕГР. Наименование учреждения вышестоящего уровня указывается в сокращенном виде, если нет официально определенного сокращения – полностью. На бланках учреждения, имеющего двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений вышестоящего уровня. На бланке учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (другому центральному органу исполнительной власти), размещается только наименование госадминистрации. Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения учреждения указывается в случае, если они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения

Примечание: такого раздела не было

9

Проекты нормативно-правовых актов, приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются руководителем службы делопроизводства, руководителем структурного подразделения (специалистом) по вопросам предотвращения и выявления коррупции, а также редактором (при наличии).

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции (при наличии), бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которых касается документ

Согласование проекта документа в зависимости от его содержания проводится в такой последовательности: работником, подготовившим документ, руководителем структурного подразделения, в котором он создан, функциональными, территориальными подразделениями (при необходимости), должностными лицами, указанными в проекте документа как исполнители, финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером) (если проект документа касается финансовых вопросов), руководителем юридической службы (юристом) (в случае согласования проектов нормативно-правовых актов организационных и распорядительных документов учреждения), заместителем руководителя учреждения, который отвечает за вопросы, содержащиеся в проекте документа.

Примечание: перечень лиц, согласовывающих проекты документов, был короче)

10

Датирование и подписание согласно ДСТУ 4163-2020

(см. пример ниже)

Дату оформляют в соответствии с ДСТУ 4163-2003 цифровым или словесно-цифровым способом

11

Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, не несущих смысловой нагрузки. При составлении документов применяется деловой стиль

Примечание: такой нормы не было

12

Ссылка в тексте документа на документ, на который дается ответ или на выполнение которого подготовлен документ, приводится в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения, дата и регистрационный индекс, краткое содержание документа Примечание: выделенный текст добавлен

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее выданных документов, указываются его реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту

13

На копиях документов указываются должность лица, заверившего копию, его подпись, дата заверки (дополнение) и отпечаток печати учреждения или службы делопроизводства (см. пример ниже)

В случае отправки копий документов через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти, отправки копий документов нескольким адресатам, заверку бумажных копий документа осуществляют согласно требованиям инструкции по делопроизводству учреждения

Надпись о заверке копии скрепляется оттиском печати соответствующего структурного подразделения учреждения или печати «Для копий».

В случаях, определенных законодательством, копии документов удостоверяются оттиском печати учреждения.

На лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа проставляется отметка «Копия»

14

Не допускается одновременное прохождения одного и того же документа в электронной и бумажной форме

Примечание: такой нормы не было

15

В случае повреждения конверта ставится соответствующая отметка в почтовом реестре

Примечание: такой нормы не было

16

–

Примечание: исключена норма относительно реквизитов – 73 мм от начала первого реквизита, с продольным – 77 мм

17

Документ подается на подпись вместе с документами, во исполнение или на основании которых он составлен. Если документ отправляется в несколько учреждений, которые не являются пользователями системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти, после его регистрации служба делопроизводства изготовляет необходимое количество экземпляров

Примечание: такой нормы не было

18

Не допускается: повторное отправление экземпляра, в том числе оригинального, документа в бумажной форме, если его экземпляр или копия уже отправлен в электронной форме

Примечание: такой нормы не было

19

В конце года номенклатуры дел структурного подразделения (учреждения) закрываются итоговыми записями о наличии заведенных за год дел.

Итоговые записи номенклатуры дел структурных подразделений подписывают ответственные лица, а итоговая запись учреждения - руководитель службы делопроизводства и сообщают руководителю архива

Примечание: выделенный текст добавлен

В конце года номенклатура дел учреждения закрывается итоговой записью, которую подписывает руководитель службы делопроизводства учреждения. О наличии заведенных за год дел уведомляется руководитель архива учреждения (лицо, ответственное за архив)

20

Личные дела руководящего состава и работников предприятий, учреждений и организаций хранятся по основному месту работы

Примечание: такой нормы не было

21

Упрощена выдача дел во временное пользование, только с информированием службы делопроизводства

Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям – по письменному разрешению руководителя учреждения. На выданное дело составляется карточка-заменитель по форме, приведенной в приложении 12 к этим Правилам

Законом от 15.04.2014 № 1206-VII «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины по упрощению порядка открытия бизнеса» было отменено обязательное использование печати, но в подзаконных нормативных актах так и оставались нормы по обязательному ее использованию.